Privacyverklaring

laatst gewijzigd op 25 mei 2018

Okee Mindfulnesstraining (verder genoemd ‘OM’), gevestigd aan Roggestraat 14, 3572 VZ Utrecht, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Contactgegevens
https://okeetraining.nl
Roggestraat 14
3572 VZ Utrecht
+31 6 43790379
info@okeetraining.nl
KvK: 54076749

Persoonsgegevens die wij verwerken
OM verwerkt je persoonsgegevens doordat je gebruik maakt van onze diensten en/of omdat je deze gegevens zelf aan ons verstrekt. Hieronder vind je een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

  • Voor- en achternaam
  • Geslacht
  • Adresgegevens
  • Telefoonnummer
  • E-mailadres
  • Overige persoonsgegevens die je actief verstrekt door het invullen van een inschrijfformulier op onze website
  • Persoonsgegevens die je actief verstrekt via correspondentie of telefoon

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken
Gezondheid

Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken
OM verwerkt jouw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

  • Het beoordelen en afhandelen van jouw inschrijving.
  • Verzenden van onze nieuwsbrief.
  • Je te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren.
  • OM verwerkt ook persoonsgegevens als wij hier wettelijk toe verplicht zijn, zoals gegevens die wij nodig hebben voor declaratie bij werkgever of ziektekostenverzekering, of belastingaangifte.
  • Gegevens over gezondheid worden uitsluitend gebruikt voor voorbereiding en uitvoer van trainingen; deze gegevens worden met geen enkele andere partij gedeeld.
  • OM verwerkt ook persoonsgegevens waartoe wij verplicht zijn als CRKBO geregistreerd opleidingsinstituut.

Geautomatiseerde besluitvorming
OM neemt geen besluiten op basis van geautomatiseerde verwerkingen over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van OM) tussen zit.

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren
OM bewaart je persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor je gegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor de volgende (categorieën van) persoonsgegevens:

  • Personalia: 10 jaar, t.b.v. facturering, boekhouding, belasting
  • Adresgegevens: 10 jaar, t.b.v. facturering, boekhouding, belasting
  • E-mail adres: 10 jaar, t.b.v. communicatie, facturering, nieuwsbrieven
  • Tel nr: zolang je klant bent, t.b.v. communicatie
  • Gezondheid: zolang je klant bent, t.b.v. voorbereiding en uitvoer training
  • Evaluaties: 3 jaar, t.b.v. kwaliteitsverbetering en verplichting CRKBO

Delen van persoonsgegevens met derden
OM deelt jouw persoonsgegevens met verschillende derden als dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de overeenkomst en om te voldoen aan eventuele wettelijke verplichtingen. Met bedrijven die je gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw gegevens. OM blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen. Daarbuiten verstrekt OM jouw persoonsgegevens alleen aan derden met jouw nadrukkelijke schriftelijke toestemming.

  • Reijngoudt Administraties (boekhouding): naam, adresgegevens                             
  • Platform Pro (ondersteuning website software): naam, e-mail adres              
  • MailerLite (verzending nieuwsbrieven): naam, e-mailadres

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken
OM gebruikt functionele, analytische en tracking cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen in de browser van je apparaat (bv. computer, tablet of smartphone). OM gebruikt cookies met een puur technische functionaliteit. Deze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en dat bijvoorbeeld je voorkeursinstellingen onthouden worden. Deze cookies worden ook gebruikt om de website goed te laten werken en deze te kunnen optimaliseren. Daarnaast plaatst OM cookies die je surfgedrag bijhouden zodat we op maat gemaakte content en advertenties kunnen aanbieden.

Bij je eerste bezoek aan onze website hebben wij je al geïnformeerd over deze cookies en toestemming gevraagd voor het plaatsen ervan.

Je kunt je afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kun je ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van je browser verwijderen.

OM verzendt haar nieuwsbrieven met behulp van de diensten van MailerLite. Deze nieuwsbrieven bevatten trackers waarmee het gebruik van de nieuwsbrief en/of links daarin teruggemeld worden aan MailerLite en geregistreerd in de account van OM. Zie hiervoor ook de privacyverklaring van MailerLite.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om je eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door OM en heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat je bij ons een verzoek kan indienen om de persoonsgegevens die wij van jou beschikken in een computerbestand naar jou of een ander, door jou genoemde organisatie, te sturen.

Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van je persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van je toestemming of bezwaar op de verwerking van jouw persoonsgegevens sturen naar info@okeetraining.nl.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vragen wij jou een kopie van je identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie je pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van je privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op jouw verzoek.

OM wil je er tevens op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen
OM neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als jij het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er zijn aanwijzingen van misbruik, neem dan contact met ons op via info@okeetraining.nl.
OM heeft o.a. de volgende maatregelen genomen om jouw persoonsgegevens te beschermen:

  • SSL: wij versturen jouw gegevens via een beveiligde internetverbinding. Dit kun je zien aan de adresbalk 'https' en het hangslotje in de adresbalk.
  • doorlopende updates van alle software
  • extra beveiligde server met tweestaps verificatie